Fiche de paie les informations obligatoires Des changements ont eu lieu sur la fiche de paie en 2018, ce qui permet désormais aux entreprises de délivrer une fiche de paie simplifié. Le nombre de lignes a été divisé par deux et les libellés sont désormais plus clairs, avec une nouvelle présentation des rubriques. Le modèle de fiche de paie doit présenter les éléments suivants cliquez sur le menu déroulant L'identité de l'employeur nom, adresse, numéro Siret, code APE ou NAF L'identité du salarié nom, emploi, niveau ou coefficient hiérarchique L'intitulé de la convention collective applicable ou la référence au code du travail concernant les congés payés et les délais de préavis en cas de cessation de la relation de travail La période et le nombre d'heures de travail avec une distinction entre heures au taux normal et heures supplémentaires, ainsi que les taux concernés, avec la mention de la nature et du volume du forfait pour les salariés au forfait Dans le cas ou - par exception - la base de calcul n'est pas la durée du travail, la nature de la base de calcul du salaire La rémunération brute du salarié Source Dossier de presse du prélèvement à la source - fiches pratiques pour 2019 [PDF ; 5,17 Mo] Le montant des cotisations de protection sociale au sein de 5 rubriques santé, accidents du travail et maladie professionnelles, retraite, famille et chômage Le montant, l'assiette et le taux des cotisations et contributions sociales, avant déduction des exonérations et exemptions Le montant total des exonérations et exemptions de cotisations et contributions sociales La nature et le montant des accessoires de salaire » primes, avantages en nature, frais professionnels... soumis aux cotisations salariales et patronales La nature et le montant des autres versements et retenues, notamment la prise en charge des frais de transport domicile-travail Lorsqu'une période de congé annuel est comprise dans la période de paie considérée, la date et le montant de l'indemnité de congés payés Le montant net à payer avant l'impôt sur le revenu, le montant de l'impôt sur le revenu prélevé à la source, le type de taux choisi personnalisé, individualisé, non personnalisé et son niveau Source Dossier de presse du prélèvement à la source - fiches pratiques pour 2019 [PDF ; 5,17 Mo] La rémunération nette La date de paiement Le montant total versé par l'employeur rémunération, cotisations et contributions à la charge de l'employeur Le montant correspondant à la suppression des cotisations salariales chômage et maladie Source Dossier de presse du prélèvement à la source - fiches pratiques pour 2019 [PDF ; 5,17 Mo] Enfin, la fiche de paie doit également faire figurer La mention de la rubrique dédiée au bulletin de paie sur le site La mention indiquant que le bulletin de paie doit être conservé sans limitation de durée *Certaines de ces mentions peuvent varier pour les salariés affiliés au régime local d’assurance maladie complémentaire obligatoire des départements du Haut-Rhin, du Bas-Rhin et de la Moselle. Les informations ne devant pas figurer sur la fiche de paie La fiche de paie ne peut pas faire figurer de mentions relatives à l’exercice du droit de grève ou à une éventuelle activité de représentation des salariés. Le cas échéant, la nature et le montant de la rémunération de l'activité de représentation doivent figurer sur une fiche annexée au bulletin de paie que l'employeur fournit au salarié Lire aussi Estimez le coût d’une embauche d’un salarié en CDI, en CDD ou en apprentissage La déclaration sociale nominative DSN, une déclaration dématérialisée de la paie des salariés Les conditions de remise de la fiche de paie au salarié La fiche de paie est remise au moment du paiement du salaire, en main propre, par voie postale, ou sous forme électronique. Sauf cas spécifique voir ci-dessous il ne peut être exigé par l'employeur, aucune formalité de signature ou d’émargement par le salarié, en dehors - éventuellement - de celle établissant que la somme reçue correspond bien au montant net figurant sur ce bulletin. Á savoir Dans certains cas, la remise de la fiche de paie peut s'accompagner de modalités spécifiques lorsque l’employeur à recours à l’un ou l’autre des dispositifs de simplification administrative titre emploi-service entreprise TESE, chèque emploi-service universel, chèque emploi associatif lorsque la durée du contrat de travail des salariés embauchés dans le cadre d’un emploi à caractère saisonnier, est inférieure à un mois, l'employeur n'émet qu'un seul bulletin de paie. Consultation de la fiche de paie via le compte personnel d'activité CPA Les fiches de paie émises sous forme électronique peuvent être consultées par le salarié via le service en ligne associé au compte personnel d’activité. Contestation de la fiche de paie Le salarié peut contester la réalité du paiement de la somme indiquée ou son exactitude, même après avoir accepté la fiche de paie. Inversement, un employeur peut demander le remboursement d'un salaire versé par erreur au salarié. Généralement, touet action de contestation d'un bulletin de paie est encadrée par un délai de prescription de 3 ans. Durée de conservation de la fiche de paie Le salarié doit conserver ses fiches de paie sans limitation de durée et cette précision doit apparaître clairement sur ce document. L’employeur doit quant à lui conserver un double des fiches de paie pendant au minimum 5 ans, éventuellement sur support informatique si les garanties de contrôle sont équivalentes à celles du support papier. De plus, l'employeur doit garantir la disponibilité au salarié de la fiche de paie émis sous forme électronique, pendant 50 ans, ou jusqu’aux 75 ans du salarié. Lire aussi Estimez le coût d’une embauche d’un salarié en CDI, en CDD ou en apprentissage

Les données personnelles ne peuvent être conservées indéfiniment une durée de conservation doit être déterminée par le responsable de traitement en fonction de l’objectif ayant conduit à la collecte de ces données. Ce principe de conservation limitée des données personnelles est prévu par le RGPD et la loi Informatique et cycle de vie de la donnée Pour un même traitement, les données personnelles poursuivent des phases successives. On parle de cycle de vie » de la donnée personnelle. Ce cycle connaît trois phases Conservation en base active Il s’agit de la durée nécessaire à la réalisation de l’objectif finalité du traitement ayant justifié la collecte/enregistrement des données. Par exemple, dans une entreprise, les données d’un candidat non retenu seront conservées pendant 2 ans maximum sauf s’il en demande l’effacement par le service des ressources humaines. En pratique, les données seront alors facilement accessibles dans l’environnement de travail immédiat pour les services opérationnels qui sont en charge de ce traitement ex le service des ressources humaines pour les opérations de recrutement ; Archivage intermédiaire Les données personnelles ne sont plus utilisées pour atteindre l’objectif fixé dossiers clos » mais présentent encore un intérêt administratif pour l'organisme ex gestion d’un éventuel contentieux, etc. ou doivent être conservées pour répondre à une obligation légale par exemple, les données de facturation doivent être conservées dix ans en application du Code de commerce, même si la personne concernée n’est plus cliente. Les données peuvent alors être consultées de manière ponctuelle et motivée par des personnes spécifiquement habilitées ; Archivage définitif En raison de leur valeur » et intérêt, certaines informations sont archivées de manière définitive et pérenne. À la différence de la conservation en base active, les deux dernières étapes ne sont pas systématiquement mises en place. Leur nécessité doit être évaluée pour chaque traitement, et, pour chacune de ces phases, un tri sera opéré entre les données. L’identification de la durée de conservation des traitements La définition de la durée de conservation relève de l’analyse de conformité que le responsable doit mener pour son traitement. Dans certains cas, la durée de conservation est fixée par la règlementation par exemple, l’article L3243-4 du Code du travail impose à l’employeur de conserver un double du bulletin de paie du salarié pendant 5 ans. Toutefois, pour de nombreux traitements de données, la durée de conservation n’est pas fixée par un texte. Il appartient alors au responsable du fichier de la déterminer en fonction de la finalité du traitement. Les outils pour aider à définir les durées Dans le cadre de sa mission d’accompagnement des professionnels, la CNIL a élaboré des outils d’aide à l’identification des durées applicables à la conservation des données, ainsi qu’un guide pour faciliter la mise en œuvre de ce principe. Ces outils sont destinés à tout professionnel, quel que soit son secteur public ou privé et quelle que soit la taille de sa structure. Un guide pratique Le guide pratique des durées de conservation répond aux questions que se posent fréquemment les professionnels, tant sur le principe de la limitation de la conservation des durées que sur sa mise en pratique. Il présente également l’outil référentiel durées de conservation », du point de vue contenu et utilisation. Élaboré en partenariat avec le service interministériel des archives de France SIAF, ce guide pratique explicite comment articuler les obligations du RGPD et celles imposées par le Code du patrimoine. Consulter le guide pratique sur les durées de conservation Des référentiels de durées de conservation L’objectif de ces référentiels est de faciliter la recherche de la durée pertinente, effectuée par le responsable de traitement. Sous forme de tableaux, ils présentent, pour les traitements les plus récurrents dans le secteur concerné, les étapes de la vie des données base active, voire archivage intermédiaire. Les durées mentionnées pour chacune des phases de la vie de la donnée sont soit obligatoires, car imposées par un texte législatif ou réglementaire ; soit recommandées au regard de la doctrine de la CNIL anciennes normes simplifiées ou autorisations uniques, référentiels sectoriels, recommandations…, elles constituent alors un point de repère dont le responsable de traitement peut s’éloigner sous réserve de documenter son choix. Cet outil a été conçu comme une base de travail, à partir de laquelle le responsable du traitement peut mener sa propre analyse, selon les spécificités du traitement concerné et du contexte spécifique de la structure. Les premiers référentiels adoptés concernent le domaine de la santé hors recherche et celui de la recherche en santé. Les bonnes questions à se poser Jusqu’à quand ai-je vraiment besoin des données pour atteindre l’objectif fixé ? Ai-je des obligations légales de conserver les données pendant un certain temps ? Dois-je conserver certaines données en vue de me protéger contre un éventuel contentieux ? Lesquelles ? Jusqu’à quand puis-je faire valoir ce recours en justice ? Quelles informations doivent être archivées ? Pendant combien de temps ? Quelles sont les règles de suppression des données. Quelles sont les règles d’archivage des données ?

Tout comprendre sur la fiche de paie dématérialisée La paie est une mission importante pour le service RH et peut demander beaucoup de temps. Tous les mois le service RH doit distribuer les fiches de paie à chaque collaborateur et répondre aux différentes réclamations. La dématérialisation des fiches de paie permet d’éviter cette distribution, souvent fastidieuse, et la mise sous pli afin que le service RH se consacre à des tâches à plus hautes valeurs ajoutées. Qu’est-ce qu’un bulletin de paie dématérialisé ? Les bulletins de salaire dématérialisés sont une forme électronique du bulletin de paie papier traditionnel. Le remise du bulletin se fait sur l’espace personnel du salarié, appelé CPA Compte Personnel d’Activité. Chaque fiche est accessible en ligne à chaque fois qu’un employé a besoin d’y accéder, sur un ordinateur de bureau ou un appareil mobile. La fiche de paie dématérialisée remplace donc le format papier classique, pour les entreprises qui souhaitent le mettre en place. Pourquoi choisir la dématérialisation des fiches de paie ? A l’ère du numérique et du digital, on se demande parfois pourquoi on imprime toujours autant de papier. En effet les logiciels de dématérialisation des fiches de paie tels que celui proposé par PeopleSpheres vous proposent numériser tous vos bulletins, pour des avantages en termes de temps, de coûts ou encore d’empreinte écologique. C’est en effet l’un des atouts de la dématérialisation les impressions des bulletins papier, l’envoi postal ou la remise en main propre ne sont plus nécessaires, mais ce n’est pas le seul avantage. Pour résumer ce qui a été dit dans cet article, la dématérialisation permet aussi de stocker directement toutes les fiches de paie de façon sécurisée, supprimant ainsi tout risque de perte. Chaque collaborateur reçoit ainsi directement sa fiche de paie sur son espace numérique CPA, accessible depuis son ordinateur ou son mobile. Les échange entre le collaborateur et l’employeur sont traçables on peut donc facilement retrouver à quelle date on a envoyé virtuellement une fiche de paie à un collaborateur. Conformément à la réglementation, les fiches de paies sont archivées dans le logiciel pendant 5 ans, et vous pouvez les retrouver et les renvoyer aux collaborateurs très facilement. Quels sont les avantages des bulletins de paie dématérialisés ? Quand on parle du stockage des documents, en particulier lorsqu’il s’agit de données personnelles ou sensibles telles que les fiches de paie, les réactions sont généralement divisées entre ceux qui sont franchement pour et ceux qui sont contre. Une bonne gestion du processus de paie apporte néanmoins des avantages indiscutables tels que Une économie en termes de coûts de production et d’envoi Un gain de temps Un stockage plus sûr grâce aux espaces sécurisés et aux coffres forts numériques Une simplification du processus de consultation et de partage des fiches de paie Quel logiciel pour gérer la dématérialisation de vos fiches de paie ? Le logiciel de dématérialisation de vos fiches de paie de PeopleSpheres vous permet une connexion avec le logiciel de paie qui exporter les données des fiches de paie pour effectuer la dématérialisation. La sécurité est le mode d’ordre avec un archivage en tout sécurité et soumis aux réglementations avec un délai de conservation de 5 ans. Enfin, rassurez vos collaborateurs avec un accès à double authentification de l’espace dédié. Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de dématérialisation ? En termes de gestion administrative, des dizaines d’éditeurs de logiciels RH proposent un logiciel de dématérialisation des bulletins de paie existent. Difficile donc de choisir entre les différentes offres proposées. Voici donc les fonctionnalités principales d’un bon logiciel de ce type Distribution et archivage des bulletins de paie Stockage des fiches de paie durant 10 ans côté employeur et 50 ans côté salarié Notification dès réception d’un nouveau bulletin Quels sont les logiciels complémentaires ? La digitalisation du monde de l’entreprise amène de nouveaux enjeux et les processus RH ne sont pas épargnés. Pour ce qui est de la gestion de la paie et de l’administratif, une multitude de logiciels a émergé ces dernières années. Chaque logiciel de paie propose ainsi des fonctionnalités différentes, qui apportent de nombreux bénéfices à opter pour le système de fiche de paie dématérialisée. Parmi ces fonctionnalités La mise à disposition de coffres-forts numériques, pour le sockage et la sécurisation des données Le recours possible à la signature électronique pour simplifier les échanges La possibilité de connecter différents logiciels RH et SIRH, pour faciliter les échanges employé-entreprise. La dématérialisation des fiches de paie permet donc au RH d’automatiser l’envoi des fiches de paies et au collaborateur de recevoir chaque mois une notification pour l’avertir que sa fiche de paie est disponible. Il peut ensuite la consulter, ainsi que toutes ses fiches de paie précédentes. Cela permet de ne faire aucune impression pour les fiches de paie, d’éviter les demandes incessantes au service RH et de gagner du temps. Quelle législation autour du bulletin de paie électronique ? Dans le cadre de la Loi Travail et depuis le 1er janvier 2017, un employeur peut mettre en place le système de fiche de paie dématérialisée sans en demander l’accord à ses salariés. Avant cela, c’était au salarié d’en faire la demande. Celui-ci possède en revanche un droit d’opposition, qui lui permet de garder le droit de recevoir sa fiche de paie sous version papier. Pour ce qui est de la durée de conservation des fiches de salaire sous format électronique, la modification du Code du Travail prévoit 2 cas. En effet l’entreprise doit préserver la disponibilité des bulletins soit Durant 50 ans Jusqu’aux 75 ans de l’employé Chaque salarié doit pouvoir disposer de ses bulletins de paie au travers de son Compte Personnel d’Activité CPA et c’est lui qui en assume sa préservation. De son côté, l’employeur doit assurer l’intégrité et la confidentialité des données, comme c’était le cas pour les fiches sous support papier. Logiciel RH le SIRH de PeopleSpheres Le SIRH PeopleSpheres en mode SaaS propose un module qui permet cette dématérialisation des fiches de paie et propose aux collaborateurs un espace sécurisé dans lequel il pourra retrouver ces fiches de paie des 5 dernières années directement dans le logiciel. PeopleSpheres propose donc une solution de dématérialisation qui correspond à la société d’aujourd’hui et répond aux problématiques actuelles des RH. Fini les impressions et l’envoi de papiers, la distribution automatique des fiches de paie permet de rendre cette tâche fastidieuse plus facile et de vous faire gagner du temps. Les avantages d’un logiciel de dématérialisation des bulletins de salaire + Archiver les bulletins électroniques Chaque bulletin de salaire est archivé automatiquement sur le coffre-fort électronique. Les documents sont conservés dans un coffre-fort numérique pendant plus de 5 ans conformément aux règlementations imposées par le code du travail. Par conséquent, le coffre-fort numérique est un espace de stockage en ligne permettant un archivage électronique. Ainsi, chaque salarié peut consulter la fiche de salaire qu’il souhaite en ligne. Garantir la sécurité des documents Dès que le coffre-fort est paramétré, il va aspirer » automatiquement les nouveaux documents et les stocker dans votre espace personnalisé sécurisé. Un logiciel de dématérialisation des fiches de paie permet de garantir l’intégrité de chaque bulletin électronique. Réduire les coûts Les feuilles de salaire étant envoyées par voie électronique, les coûts d’affranchissement et les frais de transport sont donc considérablement réduits. Tous vos bulletins de paye sont émis sous forme électronique. Grâce à un logiciel de dématérialisation des fiches de paie, vous n’envoyez plus aucun bulletin papier. Plus besoin d’envoyer un bulletin de paye par voie postale ou de remettre un bulletin en main propre. Gérer les accès Un autre avantage à dématérialiser les bulletins de salaire est que vous pouvez gérer l’accessibilité de chaque feuille de paye. Faciliter l’élaboration des feuilles de salaire La création des fiches de paye est ainsi facilitée. Les mentions obligatoires cotisation salariales, cotisations patronales, charges sociales, obligations légales… sont déjà insérées dans le modèle de bulletin. Par ailleurs, les informations relatives à chaque collaborateur sont également insérées automatiquement dans les bulletins de salaire montant de la rémunération brute, numéro de sécurité sociale, nom et l’adresse….

conservation des bulletins de salaire par l employeur